Todas as escolas fazem muitas impressões por dia. Provas, históricos, declarações, testes e mais uma infinidade de documentos. Isso demanda muitos gastos em papel e, principalmente, com as próprias impressoras. O outsourcing de impressão nas escolas pode ser eficiente para ajudar no controle de toda essa demanda.

Sem atrapalhar o aprendizado

Tendo impressoras alugadas, a escola não precisará parar com suas demandas de impressões por causa de um equipamento quebrado. Isso porque o serviço de outsourcing oferece manutenção preventiva para impressoras e também manutenção corretiva sem qualquer custo adicional.

Se uma impressora do parque gráfico daquela escola apresentar mau funcionamento, ela será rapidamente substituída. Pode ser até que não seja uma substituição permanente. Conforme esteja estabelecido no contrato, ela pode ser trocada provisoriamente por um equipamento de backup (reserva) enquanto é feito o reparo. Isso vai garantir que o aprendizado dos alunos não seja interrompido caso o professor precise de impressões para uma aula específica.

Padronização da qualidade

Se uma escola possui um bom serviço de outsourcing de impressão, as impressões terão sempre o mesmo alto nível de qualidade. Isso acontece porque, no serviço de aluguel, as impressoras são trocadas por modelos mais novos conforme elas se tornem obsoletas. Uma escola tem muitos professores e os alunos fazem muitos trabalhos. Não seria nada legal começar a surgir boatos de que um determinado professor oferece impressões melhores do que outro na hora da prova.

Controle efetivo

A locação de impressoras permite que o número de impressões seja monitorado. Além de controlar também quem pode imprimir naquele local. Em uma escola isso é importante porque existem funcionários de diferentes hierarquias. Tem também os alunos que, às vezes, são difíceis de serem controlados.

O outsourcing permite que sejam criados logins e senhas somente para as pessoas que possuem autonomia para imprimir. Essa ação promove uma administração de quem está imprimindo o que e qual a quantidade. Se houver necessidade, uma providência pode ser tomada para que seja diminuído o volume de impressões. Afinal, disciplina em uma escola é tudo.

Um tipo de controle interessante no outsourcing de impressão nas escolas é que é possível também determinar a quantidade de impressão por setor. Se a escola tem muitos setores, é preciso saber o que cada um deles realiza. A partir do momento que se sabe o tipo de trabalho e demanda daquele setor, a impressora disponível para ele poderá ser programada para uma quantidade X de impressões por dia ou por mês.

Economia

A economia que existe em utilizar o outsourcing de impressão nas escolas é grande. Além de todo esse controle de quantidade que facilita a diminuição de custos, há também a contenção de gastos com suprimentos e manutenção. Isso é possível porque esses itens essenciais estão incluídos no valor da locação.

Desse modo, não é necessário fazer estoque de toners ou cartuchos. Economizando nesse quesito, será possível realizar investimento em outras áreas. Uma escola demanda gastos distintos para muitos serviços. Portanto, possuir um em que é possível economizar pode aliviar o setor de finanças.

É bom ter também a cabeça fria sobre manutenção. Saber que é possível contar com a empresa de outsourcing para fazer reparos é ótimo. Isso vai tirar um peso das costas do gestor da escola, que já tem outros inúmeros problemas para resolver.